วิชาการใช้โปรแกรมประมวลผลคำประยุกต์ (แบบฝึกหัดหน่วยที่ 4)

ตอนที่ 1 อธิบาย (หมายถึง การให้รายละเอียดเพิ่มเติม ขยายความ ถ้ามีตัวอย่างให้ยกตัวอย่างประกอบ) ตอบแบบสั้น 

1.อธิบายความหมายของหนังสือประชาสัมพันธ์

ตอบ หนังสือที่หน่วยงานราชการจัดทำขึ้นเพื่อใช้ติดต่อ สื่อสาร บอกเล่าข่าวสารต่าง ๆ และเก็บไว้เป็นหลักฐาน ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบงานสารบรรณ เว้นแต่จะมีกฎหมายกำหนดแบบไว้โดยเฉพาะ แบ่งได้ 3 ประเภท คือ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าวซึ่งจะมีส่วนประกอบที่แตกต่างกันออกไป

2.อธิบายความหมายของหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

ตอบ หนังสือที่ทางราชการทำขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมากถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ

3.อธิบายมาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง

ตอบ 1. ตราครุฑ
ตราครุฑสำหรับแบบพิมพ์ มี 2 ขนาด คือ
            1. ขนาดตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร
            2.ขนาดตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร

2. ตราชื่อส่วนราชการ
ตราชื่อส่วนราชการให้ใช้ มีลักษณะเป็นรูปวงกลมสองวง ซ้อนกันเส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก 4.5 เซนติเมตร วงใน 3.5 เซนติเมตร ล้อมครุฑครุฑสูง 3 เซนติเมตร ระหว่างวงนอกและวงในมีอักษรไทยชื่อกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างอื่น ที่มีฐานะเป็นกรมหรือจังหวัดอยู่ขอบล่างของตรา ส่วนราชการใดที่มีการติดต่อกับต่างประเทศ จะให้มีชื่อภาษาต่างประเทศเพิ่มขึ้นด้วยก็ได้โดยให้อักษรไทยอยู่ขอบบนและอักษรโรมันอยู่ขอบล่างของตรา
3. ตรากำหนดเก็บหนังสือ
ตรากำหนดเก็บหนังสือ คือ ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือเก็บ เพื่อให้ทราบกำหนด ระยะเวลาการเก็บหนังสือนั้นมีคำว่า เก็บถึง พ.ศ. .... หรือคำว่า ห้ามทำลาย ขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์  24 พอยท์
4. มาตรฐานกระดาษและซอง
            4.1 มาตรฐานกระดาษ โดยปกติให้ใช้กระดาษปอนด์ขาวน้ำหนัก 60 กรัมต่อตารางเมตร มี 3 ขนาด คือ
1. ขนาด A4 หมายความว่า ขนาด 210 มิลลิเมตร x 297 มิลลิเมตร
2. ขนาด A5 หมายความว่า ขนาด 148 มิลลิเมตร x 210 มิลลิเมตร
3. ขนาด A8 หมายความว่า ขนาด 52 มิลลิเมตร x 74 มิลลิเมตร
            4.2 มาตรฐานซอง โดยปกติให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล น้ำหนัก 80 กรัม ต่อตารางเมตร เว้นแต่ซองขนาด
ซี 4 ให้ใช้กระดาษน้ำหนัก 120 กรัมต่อตารางเมตร มี 4 ขนาด คือ
1. ขนาดซี 4 หมายความว่า ขนาด 229 มิลลิเมตร x 324 มิลลิเมตร
2. ขนาดซี 5 หมายความว่า ขนาด 162 มิลลิเมตร x 229 มิลลิเมตร
3. ขนาดซี 6 หมายความว่า ขนาด 114 มิลลิเมตร x 162 มิลลิเมตร
4. ขนาดดีแอล หมายความว่า ขนาด 110 มิลลิเมตร x 220 มิลลิเมตร
5. กระดาษตราครุฑ
กระดาษตราครุฑ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 พิมพ์ครุฑสูง 3 เซนติเมตร ด้วยหมึกสีดำ หรือทำเป็น
ครุฑดุน ที่กึ่งกลางส่วนบนของกระดาษ
6. กระดาษบันทึกข้อความ
กระดาษบันทึกข้อความให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 หรือขนาดเอ 5 พิมพ์ครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร ด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้าย
7. ซองหนังสือ
ซองหนังสือ ให้พิมพ์ครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร ด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้ายของซอง มี 4 ขนาดคือ
1. ขนาดซี 4 ให้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑ โดยไม่ต้องพับ มีชนิดธรรมดาและขยายข้าง
2. ขนาดซี 5 ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 2
3. ขนาดซี 6 ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 4
4. ขนาดดีแอล ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 3
8. ตรารับหนังสือ
ตรารับหนังสือ คือ ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือ เพื่อลงเลขทะเบียนรับหนังสือ มีลักษณะเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า ขนาด 2.5 เซนติเมตร x 5 เซนติเมตร มีชื่อส่วนราชการอยู่ตอนบนตัวอย่างตรารับหนังสือ
9. ขนาดกระดาษ
ขนาดการดาษ (ตามระเบียบงานสารบรรณฯ) ซึ่งยากต่อการจดจำ หรือพอจำได้อย่างหนึ่งก็จะลืม

4.อธิบายมาตรฐานกระดาษและซอง

ตอบ 1. มาตรฐานกระดาษ

โดยปกติให้ใช้กระดาษปอนด์ขาว น้ำหนัก 60 กรัมต่อ ตารางเมตร มี 3 ขนาด คือ
1.1 ขนาดเอ 4 หมายความว่า ขนาด 210 มิลลิเมตร x 297 มิลลิเมตร
1.2 ขนาดเอ 5 หมายความว่า ขนาด 148 มิลลิเมตร x 210 มิลลิเมตร
1.3 ขนาดเอ 8 หมายความว่า ขนาด 52 มิลลิเมตร x 74 มิลลิเมตร

2.มาตรฐานซอง

โดยปกติให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล น้ำหนัก80 กรัมต่อตารางเมตร เว้นแต่ซองขนาดซี 4 ให้ใช้กระดาษน้ำหนัก 120 กรัมต่อตารางเมตร มี 4 ขนาด คือ
74.2.1 ขนาดซี 4 หมายความว่า ขนาด 229 มิลลิเมตร x 324 มิลลิเมตร
74.2.2 ขนาดซี 5 หมายความว่า ขนาด 162 มิลลิเมตร x 229 มิลลิเมตร
74.2.3 ขนาดซี 6 หมายความว่า ขนาด 114 มิลลิเมตร x 162 มิลลิเมตร
74.2.4 ขนาดดีแอล หมายความว่า ขนาด 110 มิลลิเมตร x 220 มิลลิเมตร

5.อธิบายวิธีการพิมพ์หน้าซองหนังสือราชการ

ตอบ การพิมพ์จ่าหน้าซองหนังสือราชการตามระเบียบงานสารบรรณ  กำหนดให้หน่วยราชการแต่ละแห่งปฏิบัติให้เป็นแนวเดียวกันดังนี้
                1.  ใช้ซองจดหมายราชการโดยเลือกให้เหมาะสมกับขนาดและจำนวนของเอกสารที่ต้องการนำส่ง
                2.  ถ้าเป็นการส่งหนังสือราชการซึ่งมีขนาดโดยทั่วไป  (ขนาด เอ 4) และมีจำนวนไม่เกิน 5 แผ่น  ให้ใช้ซองขนาด  ดี แอล  หรือซองเบอร์ 10
                3.  การจ่าหน้าซองเบอร์  10  ให้แบ่งหน้าซองออกเป็น  9  ส่วนเท่า ๆ  กัน
3.1  ส่วนที่  1  จะมีตราครุฑพิมพ์ด้วยหมึกสีดำ  ขนาดของครุฑสูง  1.5  เซนติเมตร  ประทับอยู่ตรงมุมบนด้านซ้ายของซอง  และพิมพ์ชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือไว้ใต้ตัวครุฑ  พิมพ์เลขที่หนังสือออกไว้ใต้ชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือนั้น  และให้อยู่ในแนวเดียวกัน
3.2  พิมพ์ชื่อ  และที่อยู่ของผู้รับจดหมาย  โดยพิมพ์ให้อยู่ในส่วนที่  5-6  และ  8-9  คือ  เริ่มพิมพ์บรรทัดแรกให้ต่ำจากขอบซองด้านบนลงมา  12  ระยะบรรทัดเดี่ยว  พร้อมคำขึ้นต้นว่า  เรียน  หรือ  กราบเรียน  หรือคำขึ้นต้นอื่น  ให้ตำแหน่งการพิมพ์ของบรรทัดแรกอยู่ล้ำไปทางซ้าย  ประมาณ  5 – 10  ระยะวรรค  เพื่อความเหมาะสมสวยงาม
3.3  การพิมพ์ชื่อ  และที่อยู่ผู้รับ  ให้พิมพ์อยู่ในแนวเดียวกันทุกบรรทัด  โดยให้คำขึ้นต้นอยู่ในตำแหน่งที่ล้ำไปข้างหน้าเพียงอย่างเดียว

6.รายงานการประชุมประกอบด้วยอะไรบ้าง จงอธิบาย

ตอบ     1.รายงานการประชุม   ให้ลงชื่อการประชุมหรือคณะที่ประชุม

            2. ครั้งที่           ประชุมทั้งหมดของคณะที่ประชุม หรือการประชุมนั้นประกอบกับครั้งที่ที่ประชุมเป็นรายปี เช่น ครั้งที่ 36-1/2544

            3.เมื่อ   ให้ลงวัน เดือน ปี ที่ประชุม โดยลงวันที่ พร้อมตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัว เลขของปีพุทธศักราช เช่น เมื่อวันที่ 1 พฤศจิกายน 2544

            4.ณ      ให้ลงชื่อสถานที่ ที่ใช้เป็นที่ประชุม

            5.ผู้มาประชุม               ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ในกรณีที่เป็นผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้แทนหน่วยงาน ให้ระบุว่าเป็นผู้แทนของหน่วยงานใด พร้อมตำแหน่งในคณะที่ประชุม ในกรณีที่เป็นผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทนและลงด้วยว่ามาประชุมแทนผู้ใด หรือตำแหน่งใด หรือแทนผู้แทนหน่วยงานใด

            6.ผู้ไม่มาประชุม          ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิได้มาประชุม โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใดพร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุม ถ้าหากทราบด้วยก็ได้

            7.ผู้เข้าร่วมประชุม       ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งได้เข้ามาร่วมประชุม และหน่วยงานที่สังกัด (ถ้ามี)

            8.เริ่มประชุม    ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม

            9.ข้อความ       ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติดให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุมกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่อง ประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้

วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
วาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม (กรณีเป็นการประชุมที่ไม่ใช่การประชุมครั้งแรก)
วาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ
วาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
วาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

            10.เลิกประชุมเวลา       ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม

            11.ผู้จดรายงานการประชุม      ให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงานการประชุมลงลายมือชื่อ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุล ไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุมครั้งนั้นด้วย

7.อธิบายการเขียนบันทึก

ตอบ บันทึก  คือ  ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา  หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา  หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรม ติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ 

8.อธิบายการเขียนบันทึกรายวัน

ตอบ เป็นการเขียนเรื่องราวส่วนตัวหรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นหรือที่พบเห็นจากการเดินทาง เพื่อเตือนความจำ บันทึกความรู้ ความรู้สึก และข้อคิดเห็น

9.อธิบายประโยชน์ของการบันทึกรายวัน

ตอบ        1.เป็นการฝึกการเขียนและการใช้ภาษา

2.เป็นการฝึกให้เป็นคนรู้จักสังเกตการณ์

3.เป็นการช่วยบันทึกความทรงจำได้เป็นอย่างดี

4.สามารถช่วยในการปรับปรุงตัวเองในการดำรงชีวิตได้ดียิ่งขึ้น

5.เป็นการแสดงออกทางความคิดเป็นอิสระ

6.เป็นการระบายออกทางอารมณ์อย่างหนึ่ง

10.อธิบายการเขียนบันทึกเหตุการณ์

ตอบ เป็นการเขียนเรื่องราวที่ได้พบเห็นเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เพื่อเป็นการบันทึกความรู้ เตือนความจำ บรรยายความรู้สึก หรือแสดงข้อคิดเห็น

ตอนที่ 2 อธิบายศัพท์ (หมายถึง การแปลคำศัพท์ ขยายความ อธิบายเพิ่มเติม ถ้ามีตัวอย่างให้ยกตัวอย่างประกอบ) ตอบแบบสั้น 

1.ประกาศ     บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะนำแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ

2.แถลงการณ์  บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบขัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ

3.ข่าว   บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ

4.หนังสือรับรอง          หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่ บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไป ไม่จำเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ

5.รายงานการประชุม   การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน

6.บันทึก       ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

7.บันทึกของราชการ          ข้อความที่จดย่อๆไว้เพื่อช่วยความทรงจำหรือไว้เป็นหลักฐาน

8.บันทึกรายวัน        การเขียนบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในวันต่างๆที่เกิดขึ้นกับตัวผู้เขียนเอง

9.การเขียนบันทึกเหตุการณ์   การเขียนบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน

10.ชั้นความลับ                        กำหนดชั้นความลับ 3 ชั้น คือ ลับที่สุด ลับมาก ลับ และยกเลิกชั้นปกปิดสำหรับที่มีอยู่ก่อนให้ถือว่ามีชั้นความลับอยู่ในชั้นลับ นับแต่วันที่ระเบียบนี้ใช้บังคับ

วิชาการใช้โปรแกรมประมวลผลคำประยุกต์ (แบบฝึกหัดหน่วยที่ 3 )

ตอนที่ 1 อธิบาย
1. อธิบายความหมายและชนิดของหนังสือราชการ
ตอบ  
              หนังสือราชการ   ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ  พ.ศ.2526  หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ   ซึ่งรวมถึงภาพถ่าย  ฟิล์ม   แถบบันทึกเสียง              แถบบันทึกภาพ  โฉนด  แผนที่  แบบ  แผนผัง  สัญญา  หลักฐาน    การสืบสวนสอบสวน   คำร้องหรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเอกสารนั้นได้ลงทะเบียนรับเข้าของทางราชการแล้ว

               ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน  พ.ศ. 2542  และตามประมวลกฎหมายแพ่ง         และพาณิชย์  บรรพ  1-6  อาญา  มาตรา 1 (7) และ (8) หน้า 574  ให้ความหมาย ของคำว่า “เอกสาร” “เอกสารราชการ”  และ “หนังสือ”  ดังนี้

“เอกสาร”   หมายถึง   หนังสือที่เป็นหลักฐาน   กระดาษหรือวัตถุอื่นใด   ซึ่งได้ทำให้ปรากฏความหมายด้วยตัวอักษร ตัวเลข   ผัง  หรือแผนแบบอย่างอื่นจะเป็นด้วยวิธีพิมพ์ ถ่ายภาพ หรือวิธีอื่น  อันเป็นหลักฐานแห่งความหมายนั้น

“เอกสารราชการ”  หมายถึง   เอกสารซึ่งเจ้าพนักงานได้ทำขึ้นหรือรับรองในหน้าที่          และหมายความรวมถึงสำเนาเอกสารนั้นๆ    ที่เจ้าพนักงานได้รับรองในหน้าที่ด้วย

“หนังสือ”   หมายถึง  เครื่องหมายใช้ขีดเขียนแทนเสียงหรือคำพูด   เป็นลายลักษณ์อักษร  จดหมายที่มีไปมา  เอกสารที่เขียนหรือพิมพ์ขึ้น  บทประพันธ์ หรือข้อความที่เขียนหรือพิมพ์แล้วรวมเป็นเล่ม

หนังสือราชการ มี 6 ชนิด  คือ

1.             หนังสือภายนอก

2.             หนังสือภายใน

3.             หนังสือประทับตรา

4.             หนังสือสั่งการ

5.             หนังสือประชาสัมพันธ์

6.             หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น  หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

2. อธิบายความหมายของหนังสือภายนอก
ตอบ 



หนังสือภายนอก

                หมายถึง หนังสือที่มีการติดต่อที่แบบเป็นทางการ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการกับหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก โดยกรอกรายละเอียดดังนี้

1.  ที่   ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ทับ เลขทะเบียนหนังสือส่ง

2.  หน่วยงานเจ้าของหนังสือ   ให้ลงชื่อหน่วยงานซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือ พร้อมที่ตั้งไว้ด้วย

3.  วัน เดือน ปี   ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ

4.  เรื่อง   ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความที่สั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติแล้วให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม

5.  คำขึ้นต้น   ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ ต่อด้วยตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นไปถึง หรือชื่อบุคคล ในกรณีที่ถึงบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่

6.  อ้างถึง (ถ้ามี)   ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกัน โดยให้ลงชื่อหน่วยงานเจ้าของหนังสือและเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปีพุทธศักราชของหนังสือนั้น

7.  สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)   ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร ที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด

8.  ข้อความ   ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ

9.  คำลงท้าย   ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ

10.  ลงชื่อ   ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ

11.  ตำแหน่ง   ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของลายมือชื่อ

12.  หน่วยงานเจ้าของเรื่อง   ให้ลงชื่อหน่วยงานเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ มุมล่างซ้าย

13.  โทร.   ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของหน่วยงานเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ใต้ชื่อหน่วยงานเจ้าของเรื่อง

3. อธิบายความหมายของหนังสือภายใน
ตอบ

หนังสือภายใน  หรือ  บันทึกข้อความ

                หมายถึง  หนังสือที่มีการติดต่อที่แบบเป็นทางการน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อกันภายในหน่วยงาน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ  โดยมีรายละเอียดดังนี้

1.  หน่วยงาน   ให้ลงชื่อหน่วยงานเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ / โทรศัพท์

2.  ที่   ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง

3.  วันที่   ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ

4.  เรื่อง   ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนี้ ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง ให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม

5.  คำขึ้นต้น   ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ

6.  ข้อความ   ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ

7.  ลงชื่อ   ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ

8.  ตำแหน่ง   ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของลายมือชื่อ

หมายเหตุ    ไม่ต้องมีคำลงท้าย

4. อธิบายความหมายของหนังสือประทับตรา
ตอบ    คือ หนังสือที่ใช้ตราประทับแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการ เป็นหนังสือที่ใช้ทั้งภายในและภายนอก โดยข้าราชการตำแหน่งหัวหน้ากอง หรือ ผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้รับผิดชอบ ลงชื่อย่อกำกับตราประทับหนังสือแทนการลงชื่อ ใช้ในกรณี
1. การส่งสิ่งของ เอกสาร หรือ บรรณสารระหว่างส่วนราชการ
2. การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน
3. การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้ว ให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ
4. การเตือนเรื่องที่ค้าง
หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ ใช้กระดาษครุฑ กำหนดหัวข้อ ดังนี้
1. ที่ ใช้ลงอักษรและเลขประจำกองเจ้าของเรื่อง ทับเลขทะเบียนหนังสือ (ออก)
2. ถึง ใช้ลงชื่อส่วนราชการที่หนังสือนั้นมีถึง
3. ข้อความ ใจความสำคัญให้สั้น ชัดเจนและเข้าใจง่าย
4. ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก เขียนไว้ใต้ข้อความ
5. วันที่ เดือน พ.ศ. ใช้ลงวันที่ เดือน พ.ศ. ที่ออกหนังสือ
6. ตราชื่อส่วนราชการ ใช้ตราชื่อส่วนราชการประทับด้วยหมึกสีแดงทับ วันที่ เดือน พ.ศ. แล้ว ลงชื่อย่อกำกับ (ลงชื่อย่อของผู้ที่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้รับผิดชอบให้ลงชื่อกำกับตรา)
7. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องและพิมพ์ไว้ในระดับต่ำลงมาอีกบรรทัดหนึ่งจากบรรทัดสุดท้ายของหนังสือทางริมกระดาษด้านซ้ายตอบ              หมายถึง ข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย โดยมีรายละเอียอดังนี้7.  ตำแหน่ง   ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกคำสั่ง
5. อธิบายความหมายของหนังสือสั่งการ

1.  คำสั่ง   ให้ลงชื่อหน่วยงานหรือตำแหน่งของผู้มีอำนาจออกคำสั่ง

2.  ที่   ให้ลงเลขที่ที่ออกคำสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข 1 เรียงลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน ทับ เลขปีพุทธศักราชที่ออกคำสั่ง

3.  เรื่อง   ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกคำสั่ง / ขีดเส้นคั่นกลางหน้ากระดาษ

4.  ข้อความ   ให้อ้างเหตุที่ออกคำสั่ง และอ้างถึงอำนาจที่ให้ออกคำสั่ง (ถ้ามี) ไว้ด้วย แล้วจึงลงข้อความที่สั่ง และวันที่ใช้บังคับ

5.  สั่ง ณ วันที่   ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกคำสั่ง

6.  ลงชื่อ   ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกคำสั่ง และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ

วิชาการใช้โปรแกรมประมวลผลคำประยุกต์ (แบบฝึกหัดหน่วยที่ 2)

ตอนที่ 1 อธิบาย
1. ขั้นตอนการเปลี่ยนแบบอักษรมีขั้นตอนอย่างไร  จงอธิบาย
ตอบ 1. คลิ๊กเลือกที่ รายการฟอนต์ ซึ่งใน word จะแสดงรูปแบบอักษรมาให้
         2. คลิ๊กเลือกฟอนต์ที่ต้องการ
         3.ฟอนต์จะเปลี่ยนไปตามแบบที่เราเลือก

   

2. อธิบายขั้นตอนการกำหนดขนาดอักษรโดยที่ผู้ใช้กำหนดเอง
   ตอบ 
 1. เลือกข้อความที่ต้องการก่อนจะทำการเปลี่ยน

  2. คลิ๊กเลือกที่ขนาดตามต้องการ

 3. ถ้าต้องการยกเลิกตัวหนา ตัวเอียง และตัวขีดเส้นใต้ จะมีวิธีการทำอย่างไร 
  ตอบ 

1. เลือกข้อความที่ต้องการปรับเปลี่ยน

2. เลือกรูปแบบที่ต้องการเยกเลิกการน้นข้อความนั้นซึี่งมีอยู่ 3 แบบ
         - ถ้าต้องการยกเลิกตัวหนา               คลิ๊กที่ Bหรือ Ctrl+B
     -ถ้าต้องการยกเลิกตัวอียง               คลิ๊กที่ Iหรือ Ctrl+I
     -ถ้าต้องการยกเลิกขีดเส้นใต้             คลิ๊กที่ Uหรือ Ctrl+U
 4. ขั้นตอนการเพิ่มความน่าสนใจให้กับเอกสาร โดยการทำตัวหนามีขั้นตอนอย่างไร

 ตอบ 

 1. เลือกข้อความที่ต้องการปรับเปลี่ยน

2.คลิ๊กที่ Bหรือ Ctrl+B

 5. ถ้าต้องการจัดรูปแบบข้อความในเอกสารให้มีการเว้นระยะช่องไฟที่สวยงามจะต้องทำอย่างไร

 ตอบ 

1.ทำการดาร์กเมาส์เลือกข้อความที่คุณต้องการจากครั้งที่แล้วเราเข้าที่เมนูคราวนี้เรามาลองคลิกขวาแล้วคลิกเลือกแบบอักษร

2.เลือกแท็บระยะห่างตัวอักษรเลือกระยะห่าง ปกติ ขยาย หรือบีบ

3.คลิกเลือก ตกลง รูปแบบอักษรก็จะทำการเปลี่ยนไปตามที่คุณต้องการ

6. ถ้าต้องการเปลี่ยนสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยจะมีขั้นตอนอย่างไร

ตอบ 

1.  เลือกบรรทัด  ที่ต้องการเปลี่ยนสัญลักษณ์อัตโนมัติ
2.  คลิกสามเหลี่ยมที่คำสั่งสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย 

3.  เลือกกำหนดสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยใหม่...

4.  คลิกสัญลักษณ์

5. คลิกเลือกแบบอักษร
6. เลือกแบบอักษร

7. เลือกสัญลักษณ์
8. คลิกตกลง

9. คลิกตกลง

7. อธิบายขั้นตอนการใส่ลำดับเลข

ตอบ 

วิธีที่ 1
1. กำหนดพื้นที่ทำงานข้อความที่ต้องการใส่เครื่องหมายลำดับจัดหัวข้อจะปรากฎแถบสี ข้อความดังกล่าวจะต้องมีระยะเยื้อง
ด้านหน้าเท่ากัน
2. คลิกปุ่ม   ข้อความทุกบรรทัดแต่ละย่อหน้าจะถูกกำหนดหัวข้อด้วยการใส่เลขประเภทเดียวกับที่ใช้งานอยู่ในขณะนั้น
3. คลิกนอกพื้นที่ทำงานเพื่อยกเลิกแถบสี

      วิธีที่ 2
1. กำหนดพื้นที่ทำงานข้อความที่ต้องการใส่เครื่องหมายลำดับจัดหัวข้อจะปรากฎแถบสี ข้อความดังกล่าวจะต้องมีระยะเยื้อง
ด้านหน้าเท่ากัน
2. คลิกคำสั่ง รูปแบบ
3. คลิกคำสั่ง สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและลำดับเลข
4. คลิกเลือกแท็บ ลำดับเลข ถ้าต้องการใส่เลขลำดับหัวข้อระดับเดียว
5. คลิกเลือกแท็บ ทำเค้าร่างลำดับเลข ถ้าต้องการใส่เลขลำดับหัวข้อหลายระดับ
6. คลิกเลือกแบบที่ต้องการ
7. แบบตัวเลข สามารถกำหนดเอง ซึ่งมีให้เลือกอีกโดยการคลิกเมาส์ที่ปุ่ม กำหนดเอง
8. คลิกปุ่ม ตกลง
9. คลิกนอกพื้นที่ทำงานเพื่อยกเลิกแถบสี

8. อธิบายขั้นตอนการตั้ง TAB

ตอบ 1. คลิกเมาส์ที่      ซึ่งอยู่ด้านซ้ายมือของไม้บรรทัดจนเกิดสัญลักษณ์แสดงรูปแบบ Tab ที่ต้องการ
        2. คลิกเมาส์ที่ไม้บรรทัดให้จุดที่คุณต้องการตั้ง Tab จะปรากฎสัญลักษณ์แสดงบนไม้บรรทัด
                 3. ทำข้อ 1 และข้อ 2 ซ้ำจนได้ Tab ทั้งหมดที่ต้องการ

9. การคัดลอกข้อความจะใช้ในกรณีใด

ตอบ    การทำซ้ำในจำนวนที่มีปริมาณมาก

10. อธิบายความแตกต่างระหว่างคำสั่ง Copy และ Cut

ตอบ    Copy คือการคัดลอกข้อความ          Cut คือการตัดข้อความ

ตอนที่ 2 อธิบายศัพท์

1. Font เป็นรูปแบบของตัวอักษรที่ช่วยให้ข้อความมีลักษณะแตกต่างกันออกไปโดย

สามารถเปลี่ยนรูปแบบและเปลี่ยนขนาดได้

2. Font Size การเปลี่ยนขนาด เลือกขนาดของฟอนต์หรือพิมพ์เปลี่ยนค่าฟอนต์
3. Underline ขีดเส้นใต้ให้กับข้อความ
4. Distributed
5. Line Spacing ปรับระยะห่างระหว่างบรรทัด
6. Copy
7. Past
8. Tab เลื่อนเคอร์เซอร์ไปยังตำแหน่งที่กำหนดแท็บไว้
9. Cut
10. Bullet ใส่สัญลักษณ์หน้าข้อความ