1. อธิบายความหมายและชนิดของหนังสือราชการ
ตอบ
หนังสือราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐาน การสืบสวนสอบสวน คำร้องหรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเอกสารนั้นได้ลงทะเบียนรับเข้าของทางราชการแล้ว
ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 และตามประมวลกฎหมายแพ่ง และพาณิชย์ บรรพ 1-6 อาญา มาตรา 1 (7) และ (8) หน้า 574 ให้ความหมาย ของคำว่า “เอกสาร” “เอกสารราชการ” และ “หนังสือ” ดังนี้
“เอกสาร” หมายถึง หนังสือที่เป็นหลักฐาน กระดาษหรือวัตถุอื่นใด ซึ่งได้ทำให้ปรากฏความหมายด้วยตัวอักษร ตัวเลข ผัง หรือแผนแบบอย่างอื่นจะเป็นด้วยวิธีพิมพ์ ถ่ายภาพ หรือวิธีอื่น อันเป็นหลักฐานแห่งความหมายนั้น
“เอกสารราชการ” หมายถึง เอกสารซึ่งเจ้าพนักงานได้ทำขึ้นหรือรับรองในหน้าที่ และหมายความรวมถึงสำเนาเอกสารนั้นๆ ที่เจ้าพนักงานได้รับรองในหน้าที่ด้วย
“หนังสือ” หมายถึง เครื่องหมายใช้ขีดเขียนแทนเสียงหรือคำพูด เป็นลายลักษณ์อักษร จดหมายที่มีไปมา เอกสารที่เขียนหรือพิมพ์ขึ้น บทประพันธ์ หรือข้อความที่เขียนหรือพิมพ์แล้วรวมเป็นเล่ม
หนังสือราชการ มี 6 ชนิด คือ
1. หนังสือภายนอก
2. หนังสือภายใน
3. หนังสือประทับตรา
4. หนังสือสั่งการ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
2. อธิบายความหมายของหนังสือภายนอก
ตอบ
หนังสือภายนอก
หมายถึง หนังสือที่มีการติดต่อที่แบบเป็นทางการ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการกับหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
1. ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ทับ เลขทะเบียนหนังสือส่ง
2. หน่วยงานเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อหน่วยงานซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือ พร้อมที่ตั้งไว้ด้วย
3. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ
4. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความที่สั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติแล้วให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
5. คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ ต่อด้วยตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นไปถึง หรือชื่อบุคคล ในกรณีที่ถึงบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่
6. อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกัน โดยให้ลงชื่อหน่วยงานเจ้าของหนังสือและเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปีพุทธศักราชของหนังสือนั้น
7. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร ที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด
8. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ
9. คำลงท้าย ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ
10. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
11. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของลายมือชื่อ
12. หน่วยงานเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อหน่วยงานเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ มุมล่างซ้าย
13. โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของหน่วยงานเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ใต้ชื่อหน่วยงานเจ้าของเรื่อง
3. อธิบายความหมายของหนังสือภายใน
ตอบ
หนังสือภายใน หรือ บันทึกข้อความ
หมายถึง หนังสือที่มีการติดต่อที่แบบเป็นทางการน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อกันภายในหน่วยงาน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ โดยมีรายละเอียดดังนี้
1. หน่วยงาน ให้ลงชื่อหน่วยงานเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ / โทรศัพท์
2. ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง
3. วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ
4. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนี้ ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง ให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
5. คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ
6. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ
7. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
8. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของลายมือชื่อ
หมายเหตุ ไม่ต้องมีคำลงท้าย
4. อธิบายความหมายของหนังสือประทับตรา
ตอบ คือ หนังสือที่ใช้ตราประทับแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการ เป็นหนังสือที่ใช้ทั้งภายในและภายนอก โดยข้าราชการตำแหน่งหัวหน้ากอง หรือ ผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้รับผิดชอบ ลงชื่อย่อกำกับตราประทับหนังสือแทนการลงชื่อ ใช้ในกรณี
1. การส่งสิ่งของ เอกสาร หรือ บรรณสารระหว่างส่วนราชการ
2. การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน
3. การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้ว ให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ
4. การเตือนเรื่องที่ค้าง
หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ ใช้กระดาษครุฑ กำหนดหัวข้อ ดังนี้
1. ที่ ใช้ลงอักษรและเลขประจำกองเจ้าของเรื่อง ทับเลขทะเบียนหนังสือ (ออก)
2. ถึง ใช้ลงชื่อส่วนราชการที่หนังสือนั้นมีถึง
3. ข้อความ ใจความสำคัญให้สั้น ชัดเจนและเข้าใจง่าย
4. ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก เขียนไว้ใต้ข้อความ
5. วันที่ เดือน พ.ศ. ใช้ลงวันที่ เดือน พ.ศ. ที่ออกหนังสือ
6. ตราชื่อส่วนราชการ ใช้ตราชื่อส่วนราชการประทับด้วยหมึกสีแดงทับ วันที่ เดือน พ.ศ. แล้ว ลงชื่อย่อกำกับ (ลงชื่อย่อของผู้ที่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้รับผิดชอบให้ลงชื่อกำกับตรา)
7. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องและพิมพ์ไว้ในระดับต่ำลงมาอีกบรรทัดหนึ่งจากบรรทัดสุดท้ายของหนังสือทางริมกระดาษด้านซ้ายตอบ หมายถึง ข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย โดยมีรายละเอียอดังนี้7. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกคำสั่ง
5. อธิบายความหมายของหนังสือสั่งการ
1. คำสั่ง ให้ลงชื่อหน่วยงานหรือตำแหน่งของผู้มีอำนาจออกคำสั่ง
2. ที่ ให้ลงเลขที่ที่ออกคำสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข 1 เรียงลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน ทับ เลขปีพุทธศักราชที่ออกคำสั่ง
3. เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกคำสั่ง / ขีดเส้นคั่นกลางหน้ากระดาษ
4. ข้อความ ให้อ้างเหตุที่ออกคำสั่ง และอ้างถึงอำนาจที่ให้ออกคำสั่ง (ถ้ามี) ไว้ด้วย แล้วจึงลงข้อความที่สั่ง และวันที่ใช้บังคับ
5. สั่ง ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกคำสั่ง
6. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกคำสั่ง และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
ตอนที่ 2
1.ลับที่สุด เป็นเรื่องที่เกี่ยวกับความมั่นคง ความปลอดภัย และความสงบ
2. ลับมาก เป็นเรื่องสำคัญที่เกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุ หรือบุคคล
3. ลับ เป็นเรื่องที่เกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุหรือบุคคล แต่สำคัญน้อยกว่าลับมาก
2. ลับมาก เป็นเรื่องสำคัญที่เกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุ หรือบุคคล
3. ลับ เป็นเรื่องที่เกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุหรือบุคคล แต่สำคัญน้อยกว่าลับมาก
มิให้รั่วไหลไปยังบุคคลอื่นที่ไม่มีหน้าที่
4. ปกปิด เป็นเรื่องที่เกี่ยวกับความลับซึ่งไม่พึงเปิดเผยให้ผู้ไม่มีหน้าที่ได้ทราบโดยสงวนไว้ ให้ทราบเฉพาะบุคคลที่มีหน้าที่ต้องทราบเพื่อประโยชน์ในการปฏิบัติราชการเท่านั้น
5. ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้
6. ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
7. ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น
8. ด่วนภายใน ให้เข้าหน้าที่จัดส่งหนังสือไปยังผู้รับภายในเวลาที่กำหนดโดนผู้ส่งลงวัน เดือน ปี เวลาที่ต้องการให้หนังสือนั้นไปถึงผู้รับ
9. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ หรือสถานที่ราชการที่ออกหนังสือนั้น หรือคณะกรรมการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย เพื่อผู้รับสามารถจะติดต่อหรือโต้ตอบไปมาได้โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหา สอบถามว่าสถานที่ราชการนั้นอยู่ที่ใด ชื่อของส่วนราชการที่ออกหนังสือจะต้องเป็นส่วนราชการที่สอดคล้องกับตำแหน่ง ของผู้ลงนามท้ายหนังสือฉบับนั้น รวมทั้งผู้ปฏิบัติราชการแทน หรือรักษาราชการแทน
10. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวง หรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการ ที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ
4. ปกปิด เป็นเรื่องที่เกี่ยวกับความลับซึ่งไม่พึงเปิดเผยให้ผู้ไม่มีหน้าที่ได้ทราบโดยสงวนไว้ ให้ทราบเฉพาะบุคคลที่มีหน้าที่ต้องทราบเพื่อประโยชน์ในการปฏิบัติราชการเท่านั้น
5. ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้
6. ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
7. ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น
8. ด่วนภายใน ให้เข้าหน้าที่จัดส่งหนังสือไปยังผู้รับภายในเวลาที่กำหนดโดนผู้ส่งลงวัน เดือน ปี เวลาที่ต้องการให้หนังสือนั้นไปถึงผู้รับ
9. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ หรือสถานที่ราชการที่ออกหนังสือนั้น หรือคณะกรรมการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย เพื่อผู้รับสามารถจะติดต่อหรือโต้ตอบไปมาได้โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหา สอบถามว่าสถานที่ราชการนั้นอยู่ที่ใด ชื่อของส่วนราชการที่ออกหนังสือจะต้องเป็นส่วนราชการที่สอดคล้องกับตำแหน่ง ของผู้ลงนามท้ายหนังสือฉบับนั้น รวมทั้งผู้ปฏิบัติราชการแทน หรือรักษาราชการแทน
10. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวง หรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการ ที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น