วิชาการใช้โปรแกรมประมวลผลคำประยุกต์ (แบบฝึกหัดหน่วยที่ 4)

ตอนที่ 1 อธิบาย (หมายถึง การให้รายละเอียดเพิ่มเติม ขยายความ ถ้ามีตัวอย่างให้ยกตัวอย่างประกอบ) ตอบแบบสั้น 

1.อธิบายความหมายของหนังสือประชาสัมพันธ์

ตอบ หนังสือที่หน่วยงานราชการจัดทำขึ้นเพื่อใช้ติดต่อ สื่อสาร บอกเล่าข่าวสารต่าง ๆ และเก็บไว้เป็นหลักฐาน ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบงานสารบรรณ เว้นแต่จะมีกฎหมายกำหนดแบบไว้โดยเฉพาะ แบ่งได้ 3 ประเภท คือ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าวซึ่งจะมีส่วนประกอบที่แตกต่างกันออกไป

2.อธิบายความหมายของหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

ตอบ หนังสือที่ทางราชการทำขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมากถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ

3.อธิบายมาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง

ตอบ 1. ตราครุฑ
ตราครุฑสำหรับแบบพิมพ์ มี 2 ขนาด คือ
            1. ขนาดตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร
            2.ขนาดตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร

2. ตราชื่อส่วนราชการ
ตราชื่อส่วนราชการให้ใช้ มีลักษณะเป็นรูปวงกลมสองวง ซ้อนกันเส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก 4.5 เซนติเมตร วงใน 3.5 เซนติเมตร ล้อมครุฑครุฑสูง 3 เซนติเมตร ระหว่างวงนอกและวงในมีอักษรไทยชื่อกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างอื่น ที่มีฐานะเป็นกรมหรือจังหวัดอยู่ขอบล่างของตรา ส่วนราชการใดที่มีการติดต่อกับต่างประเทศ จะให้มีชื่อภาษาต่างประเทศเพิ่มขึ้นด้วยก็ได้โดยให้อักษรไทยอยู่ขอบบนและอักษรโรมันอยู่ขอบล่างของตรา
3. ตรากำหนดเก็บหนังสือ
ตรากำหนดเก็บหนังสือ คือ ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือเก็บ เพื่อให้ทราบกำหนด ระยะเวลาการเก็บหนังสือนั้นมีคำว่า เก็บถึง พ.ศ. .... หรือคำว่า ห้ามทำลาย ขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์  24 พอยท์
4. มาตรฐานกระดาษและซอง
            4.1 มาตรฐานกระดาษ โดยปกติให้ใช้กระดาษปอนด์ขาวน้ำหนัก 60 กรัมต่อตารางเมตร มี 3 ขนาด คือ
1. ขนาด A4 หมายความว่า ขนาด 210 มิลลิเมตร x 297 มิลลิเมตร
2. ขนาด A5 หมายความว่า ขนาด 148 มิลลิเมตร x 210 มิลลิเมตร
3. ขนาด A8 หมายความว่า ขนาด 52 มิลลิเมตร x 74 มิลลิเมตร
            4.2 มาตรฐานซอง โดยปกติให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล น้ำหนัก 80 กรัม ต่อตารางเมตร เว้นแต่ซองขนาด
ซี 4 ให้ใช้กระดาษน้ำหนัก 120 กรัมต่อตารางเมตร มี 4 ขนาด คือ
1. ขนาดซี 4 หมายความว่า ขนาด 229 มิลลิเมตร x 324 มิลลิเมตร
2. ขนาดซี 5 หมายความว่า ขนาด 162 มิลลิเมตร x 229 มิลลิเมตร
3. ขนาดซี 6 หมายความว่า ขนาด 114 มิลลิเมตร x 162 มิลลิเมตร
4. ขนาดดีแอล หมายความว่า ขนาด 110 มิลลิเมตร x 220 มิลลิเมตร
5. กระดาษตราครุฑ
กระดาษตราครุฑ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 พิมพ์ครุฑสูง 3 เซนติเมตร ด้วยหมึกสีดำ หรือทำเป็น
ครุฑดุน ที่กึ่งกลางส่วนบนของกระดาษ
6. กระดาษบันทึกข้อความ
กระดาษบันทึกข้อความให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 หรือขนาดเอ 5 พิมพ์ครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร ด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้าย
7. ซองหนังสือ
ซองหนังสือ ให้พิมพ์ครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร ด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้ายของซอง มี 4 ขนาดคือ
1. ขนาดซี 4 ให้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑ โดยไม่ต้องพับ มีชนิดธรรมดาและขยายข้าง
2. ขนาดซี 5 ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 2
3. ขนาดซี 6 ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 4
4. ขนาดดีแอล ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 3
8. ตรารับหนังสือ
ตรารับหนังสือ คือ ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือ เพื่อลงเลขทะเบียนรับหนังสือ มีลักษณะเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า ขนาด 2.5 เซนติเมตร x 5 เซนติเมตร มีชื่อส่วนราชการอยู่ตอนบนตัวอย่างตรารับหนังสือ
9. ขนาดกระดาษ
ขนาดการดาษ (ตามระเบียบงานสารบรรณฯ) ซึ่งยากต่อการจดจำ หรือพอจำได้อย่างหนึ่งก็จะลืม

4.อธิบายมาตรฐานกระดาษและซอง

ตอบ 1. มาตรฐานกระดาษ

โดยปกติให้ใช้กระดาษปอนด์ขาว น้ำหนัก 60 กรัมต่อ ตารางเมตร มี 3 ขนาด คือ
1.1 ขนาดเอ 4 หมายความว่า ขนาด 210 มิลลิเมตร x 297 มิลลิเมตร
1.2 ขนาดเอ 5 หมายความว่า ขนาด 148 มิลลิเมตร x 210 มิลลิเมตร
1.3 ขนาดเอ 8 หมายความว่า ขนาด 52 มิลลิเมตร x 74 มิลลิเมตร

2.มาตรฐานซอง

โดยปกติให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล น้ำหนัก80 กรัมต่อตารางเมตร เว้นแต่ซองขนาดซี 4 ให้ใช้กระดาษน้ำหนัก 120 กรัมต่อตารางเมตร มี 4 ขนาด คือ
74.2.1 ขนาดซี 4 หมายความว่า ขนาด 229 มิลลิเมตร x 324 มิลลิเมตร
74.2.2 ขนาดซี 5 หมายความว่า ขนาด 162 มิลลิเมตร x 229 มิลลิเมตร
74.2.3 ขนาดซี 6 หมายความว่า ขนาด 114 มิลลิเมตร x 162 มิลลิเมตร
74.2.4 ขนาดดีแอล หมายความว่า ขนาด 110 มิลลิเมตร x 220 มิลลิเมตร

5.อธิบายวิธีการพิมพ์หน้าซองหนังสือราชการ

ตอบ การพิมพ์จ่าหน้าซองหนังสือราชการตามระเบียบงานสารบรรณ  กำหนดให้หน่วยราชการแต่ละแห่งปฏิบัติให้เป็นแนวเดียวกันดังนี้
                1.  ใช้ซองจดหมายราชการโดยเลือกให้เหมาะสมกับขนาดและจำนวนของเอกสารที่ต้องการนำส่ง
                2.  ถ้าเป็นการส่งหนังสือราชการซึ่งมีขนาดโดยทั่วไป  (ขนาด เอ 4) และมีจำนวนไม่เกิน 5 แผ่น  ให้ใช้ซองขนาด  ดี แอล  หรือซองเบอร์ 10
                3.  การจ่าหน้าซองเบอร์  10  ให้แบ่งหน้าซองออกเป็น  9  ส่วนเท่า ๆ  กัน
3.1  ส่วนที่  1  จะมีตราครุฑพิมพ์ด้วยหมึกสีดำ  ขนาดของครุฑสูง  1.5  เซนติเมตร  ประทับอยู่ตรงมุมบนด้านซ้ายของซอง  และพิมพ์ชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือไว้ใต้ตัวครุฑ  พิมพ์เลขที่หนังสือออกไว้ใต้ชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือนั้น  และให้อยู่ในแนวเดียวกัน
3.2  พิมพ์ชื่อ  และที่อยู่ของผู้รับจดหมาย  โดยพิมพ์ให้อยู่ในส่วนที่  5-6  และ  8-9  คือ  เริ่มพิมพ์บรรทัดแรกให้ต่ำจากขอบซองด้านบนลงมา  12  ระยะบรรทัดเดี่ยว  พร้อมคำขึ้นต้นว่า  เรียน  หรือ  กราบเรียน  หรือคำขึ้นต้นอื่น  ให้ตำแหน่งการพิมพ์ของบรรทัดแรกอยู่ล้ำไปทางซ้าย  ประมาณ  5 – 10  ระยะวรรค  เพื่อความเหมาะสมสวยงาม
3.3  การพิมพ์ชื่อ  และที่อยู่ผู้รับ  ให้พิมพ์อยู่ในแนวเดียวกันทุกบรรทัด  โดยให้คำขึ้นต้นอยู่ในตำแหน่งที่ล้ำไปข้างหน้าเพียงอย่างเดียว

6.รายงานการประชุมประกอบด้วยอะไรบ้าง จงอธิบาย

ตอบ     1.รายงานการประชุม   ให้ลงชื่อการประชุมหรือคณะที่ประชุม

            2. ครั้งที่           ประชุมทั้งหมดของคณะที่ประชุม หรือการประชุมนั้นประกอบกับครั้งที่ที่ประชุมเป็นรายปี เช่น ครั้งที่ 36-1/2544

            3.เมื่อ   ให้ลงวัน เดือน ปี ที่ประชุม โดยลงวันที่ พร้อมตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัว เลขของปีพุทธศักราช เช่น เมื่อวันที่ 1 พฤศจิกายน 2544

            4.ณ      ให้ลงชื่อสถานที่ ที่ใช้เป็นที่ประชุม

            5.ผู้มาประชุม               ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ในกรณีที่เป็นผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้แทนหน่วยงาน ให้ระบุว่าเป็นผู้แทนของหน่วยงานใด พร้อมตำแหน่งในคณะที่ประชุม ในกรณีที่เป็นผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทนและลงด้วยว่ามาประชุมแทนผู้ใด หรือตำแหน่งใด หรือแทนผู้แทนหน่วยงานใด

            6.ผู้ไม่มาประชุม          ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิได้มาประชุม โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใดพร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุม ถ้าหากทราบด้วยก็ได้

            7.ผู้เข้าร่วมประชุม       ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งได้เข้ามาร่วมประชุม และหน่วยงานที่สังกัด (ถ้ามี)

            8.เริ่มประชุม    ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม

            9.ข้อความ       ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติดให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุมกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่อง ประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้

วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
วาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม (กรณีเป็นการประชุมที่ไม่ใช่การประชุมครั้งแรก)
วาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ
วาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
วาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

            10.เลิกประชุมเวลา       ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม

            11.ผู้จดรายงานการประชุม      ให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงานการประชุมลงลายมือชื่อ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุล ไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุมครั้งนั้นด้วย

7.อธิบายการเขียนบันทึก

ตอบ บันทึก  คือ  ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา  หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา  หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรม ติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ 

8.อธิบายการเขียนบันทึกรายวัน

ตอบ เป็นการเขียนเรื่องราวส่วนตัวหรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นหรือที่พบเห็นจากการเดินทาง เพื่อเตือนความจำ บันทึกความรู้ ความรู้สึก และข้อคิดเห็น

9.อธิบายประโยชน์ของการบันทึกรายวัน

ตอบ        1.เป็นการฝึกการเขียนและการใช้ภาษา

2.เป็นการฝึกให้เป็นคนรู้จักสังเกตการณ์

3.เป็นการช่วยบันทึกความทรงจำได้เป็นอย่างดี

4.สามารถช่วยในการปรับปรุงตัวเองในการดำรงชีวิตได้ดียิ่งขึ้น

5.เป็นการแสดงออกทางความคิดเป็นอิสระ

6.เป็นการระบายออกทางอารมณ์อย่างหนึ่ง

10.อธิบายการเขียนบันทึกเหตุการณ์

ตอบ เป็นการเขียนเรื่องราวที่ได้พบเห็นเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เพื่อเป็นการบันทึกความรู้ เตือนความจำ บรรยายความรู้สึก หรือแสดงข้อคิดเห็น

ตอนที่ 2 อธิบายศัพท์ (หมายถึง การแปลคำศัพท์ ขยายความ อธิบายเพิ่มเติม ถ้ามีตัวอย่างให้ยกตัวอย่างประกอบ) ตอบแบบสั้น 

1.ประกาศ     บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะนำแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ

2.แถลงการณ์  บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบขัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ

3.ข่าว   บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ

4.หนังสือรับรอง          หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่ บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไป ไม่จำเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ

5.รายงานการประชุม   การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน

6.บันทึก       ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

7.บันทึกของราชการ          ข้อความที่จดย่อๆไว้เพื่อช่วยความทรงจำหรือไว้เป็นหลักฐาน

8.บันทึกรายวัน        การเขียนบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในวันต่างๆที่เกิดขึ้นกับตัวผู้เขียนเอง

9.การเขียนบันทึกเหตุการณ์   การเขียนบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน

10.ชั้นความลับ                        กำหนดชั้นความลับ 3 ชั้น คือ ลับที่สุด ลับมาก ลับ และยกเลิกชั้นปกปิดสำหรับที่มีอยู่ก่อนให้ถือว่ามีชั้นความลับอยู่ในชั้นลับ นับแต่วันที่ระเบียบนี้ใช้บังคับ